• • Wenn Sie in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen, müssen Sie einen Datenschutzbeauftragten benennen. Hierzu zählen auch Praktikanten, Studenten und Teilzeitkräfte.

• Ebenso benötigen Sie einen Datenschutzbeauftragten, wenn Sie in Ihrer Kerntätigkeit, unabhängig der Mitarbeiterzahl, eine umfangreiche, regelmäßige und systematische Verarbeitung von personenbezogenen Daten durchführen.

• Als „automatisierte Datenverarbeitung“ ist jeder Vorgang zu verstehen, der im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie beispielsweise dem Erheben, Ordnen, Speichern, Verwenden, Übermitteln, Verknüpfen und dem Löschen der Daten steht.
• Automatisierte Vorgänge können sowohl digital, via Computer, aber auch in analoger Form, wie beispielsweise durch Ausdrucke und Kopien stattfinden.

• Fachkompetenz und Erfahrung: Ein externer Datenschutzbeauftragter verfügt sowohl über die Fachkompetenz als auch Erfahrung im Datenschutz um gemeinsam mit Ihnen die passende Lösung der datenschutzrechtlichen Fragen zu klären. Zudem kann der externe Datenschutzbeauftragte frühzeitig auf rechtliche Änderungen bei Datenschutzgesetzen hinweisen.
• Unabhängig und Neutral: Durch meine Stellung als externe Datenschutzbeauftragter agiere ich unabhängig von Ihren betrieblichen Interessen. Sie, Ihre Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner können daher jederzeit eine neutrale und objektive Beratung und Unterstützung erwarten.

Die Aufsichtsbehörden haben vielfältige Möglichkeiten, die Datenverarbeitung eines Unter-
nehmens zu überprüfen.

• Anlasslose Prüfung: Es bedarf nicht immer eines speziellen Anlasses um eine Datenschutzkontrolle durchzuführen. Besonders wenn Unternehmen bereits vorher in Kontakt mit Aufsichtsbehörden standen kann es sein, dass eine Aufsichtsbehörde auch ohne konkreten Anlass eine Nachprüfung der Datenschutzorganisation durchführt.
• Anonyme Meldung: Die häufigste Ursache für eine Datenschutzprüfung ist jedoch die anonyme Meldung eins möglichen Verstoßens gegen die Richtlinien der DSGVO, oder dem BDSG (Bundesdatenschutzgesetz). Jede Aufsichtsbehörde ist verpflichtet, einer solche Meldung nachzugehen.

  So wird die Aufsichtsbehörde beispielsweise wegen einer Beschwerde eines Kunden, oder eines Mitarbeiters mit hoher Wahrscheinlichkeit die Vorlage mehrerer Datenschutzdokumente verlangen, um so alle Verarbeitungstätigkeiten mit Bezug auf die personenbezogenen Daten überprüfen zu können.

  Nach der Prüfung der Dokumente erhält das Unternehmen Gelegenheit zur Stellungnahme, sollte es Beanstandungen oder Rückfragen geben. Die Aufsichtsbehörde prüft dann wiederum, welche weiteren Maßnahmen sie ergreift. Diese können von Nachbesserungen an Dokumenten, dem Verhängen von Bußgeldern bis zur Aufforderung die Verarbeitung einzustellen gehen.

Zu den häufigsten Verstößen gegen die DSGVO gehören:

• Fehlende oder unzureichende Einwilligung: Unternehmen müssen die Einwilligung der betroffenen Personen einholen, bevor sie ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. Die Einwilligung muss freiwillig, spezifisch, leicht verständlich und unmissverständlich sein. Im Bereich des E-Commerce gehören Abmahnungen wegen unzureichenden Einwilligungen zu den häufigsten Gründen für bußgeldbewährte Abmahnungen.

• Fehlende Transparenz:Unternehmen müssen die betroffenen Personen transparent darüber informieren, wie sie ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. Dazu gehört beispielsweise Informationen über die Zwecke der Verarbeitung, die Kategorien der verarbeiteten Daten, die Empfänger der Daten und die Rechte der betroffenen Personen. Diese Informationspflichten müssen vor jeder Datenverarbeitung auf entsprechende Art und Weise den betroffenen Personen zugänglich gemacht werden.

• Mangelnde oder fehlende Dokumentation:Unternehmen müssen durch die Dokumentationspflichten innerhalb der DSGVO und des BDSG eine Vielzahl von Dokumenten erstellen und pflegen. Dabei ist es ohne einen erfahrenen DSB (Datenschutzbeauftragten) schwierig den Durchblick zu bewahren und die richtigen Prioritäten der Dokumentationen zu finden.

• Mangelnde Kooperationen mit Aufsichtsbehörden: Oft unterschätzen viele Unternehmen die Chancen und Risiken in der Kommunikation mit Aufsichtsbehörden. Auch wenn Aufsichtsbehörden erfahrungsgemäß nicht die Strafe, sondern die Verbesserung der Datenschutzorganisation fokussieren, so sind Abmahnungen aus vermeidbaren Gründen immer wieder an der Tagesordnung.

Ja, wenn ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen innerhalb der EU oder des EWR (Europäischer Wirtschaftsraum) vertreibt, kommt die DSGVO zur Anwendung. Dabei ist es unerheblich ob sich der Hauptsitz des Unternehmens innerhalb oder außerhalb der EU befindet.